أخصائي رفيع في الشؤون التنفيذية والتنظيمية

نبذة عن الوظيفة

يتولى أخصائي الشؤون التنفيذية والتنظيمية دعمًا إداريًا متكاملاً لمكتب الرئيس، ويضمن إدارة جداول أعماله ومواعيده بفعالية، فضلًا عن تنسيق العلاقات الداخلية والخارجية والتواصل مع الجهات المختلفة. كما يشرف على حفظ الوثائق بسرية تامة ويضمن متابعة دقيقة للمهام والتوجيهات التي يوجهها رئيس الجهاز.

المسؤوليات الرئيسية

• القيام بالمهام بما يتوافق مع المؤهلات الأكاديمية والتخصص المهني متطلبات الأداء.
• الالتزام التام بالسياسات، الإجراءات، ومدونة قواعد السلوك الخاصة بالمؤسسة.
• تعزيز روح الفريق والتعاون والمشاركة الفعالة في إنجاز كل المهام.
• ضمان أمن وحفظ البيانات والمعلومات بسرية وتصنيف وفق اللوائح الداخلية.
• حفظ وأرشفة الوثائق والملفات طبقًا لمعايير المؤسسة.
• الالتزام بمعايير الصحة والسلامة المهنية وتهيئة بيئة عمل صحية وآمنة.
• دعم الهيكل التنظيمي والتأكد من الاستخدام الأمثل للموارد بما يخدم الأهداف المؤسسية.
• المشاركة في مبادرات إدارة التغيير وفقًا لمعايير المؤسسة.
• إعداد المخرجات بدقة وفي الوقت المطلوب حسب معايير الجودة.
• العمل بمستوى عالي من الاستقلالية مع إمكانية تفويض المهام حسب الحاجة.
• تنفيذ أي مهام إضافية تكلف بها من قبل القيادات.

المسؤوليات التشغيلية

• الإشراف على تنظيم المهام الإدارية في مكتب رئيس الجهاز.
• تنظيم جدول أعمال الرئيس ومواعيده بشكل دقيق.
• توثيق محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ التعليمات الصادرة.
• تنسيق ارتباطات الرئيس الداخلية والخارجية وزياراته، مع تحضير الملفات اللازمة وتنسيق الأعمال مع قسم العلاقات الاستراتيجية.
• متابعة المراسلات الواردة والموجهة للرئيس، مراجعتها، إصدار الردود الملائمة، تحويلها للإدارات المعنية، ومتابعة النتائج وإبلاغ الرئيس.
• متابعة تنفيذ القرارات والإرشادات الصادرة عن الرئيس وتقديم تقارير دورية مرحلية.
• حفظ المستندات والسجلات المتعلقة بالرئيس طبقا لإجراءات الأرشفة وسياسات السرية.
• ضمان تحقيق توجيهات الرئيس من خلال التنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات الصلة.
• إدارة جميع الاتصالات الواردة والصادرة من مكتب الرئيس ودعمها بشكل مستمر.
• تنفيذ أي مهام أخرى توكلها القيادة.

المتطلبات والمؤهلات

• درجة البكالوريوس في المجال ذي الصلة كحد أدنى؛ ويفضل الحصول على ماجستير في نفس التخصص.
• الشهادات المهنية مثل PRINCE2, PMP, أو CAP تعد ميزات إضافية.
• إجادة اللغة العربية ضرورية، بينما تعتبر إتقان اللغة الإنجليزية مرغوبًا.

الكفاءات التقنية

• إدارة وتنسيق المشاريع لضمان تنفيذها ضمن الإطار الزمني والموارد المحددة.
• مهارات تواصل فعالة وواضحة في التعامل مع الأطراف الداخلية والخارجية.
• تحديد الأولويات وإدارة الوقت بكفاءة لتلبية المواعيد النهائية وتحقيق الأهداف.
• توثيق الاجتماعات وإعداد تقارير دقيقة ومنظمة مع الاهتمام بالتفاصيل.
• تحليل البيانات واستخلاص الرؤى لدعم اتخاذ القرارات وتحسين الأداء.

الكفاءات الأساسية والسلوكية والقيادية

• الالتزام بالمواعيد والحضور المنتظم والمشاركة النشطة.
• التفاؤل والمرونة في التعامل مع التحديات وتحفيز الفريق.
• احترام الآخرين والحفاظ على المهنية في جميع التعاملات.
• الأخلاق والشفافية والصدق في كافة القرارات والأفعال.
• العمل الجماعي والتعاون مع مختلف الجهات لتحقيق الأهداف المشتركة.
• القدرة على التكيف مع التغييرات والاستجابة بمرونة للحلول.
• مهارات تحليلية لحل المشكلات واتخاذ قرارات مدروسة ومبنية على الأدلة.
• الاستباقية في المبادرة وتحمل المسؤولية وتأثير التغيير الإيجابي.
• التواصل الفعال وبناء فرق عمل متميزة وتحقيق التفكير الاستراتيجي.
• اتخاذ قرارات مستنيرة تدعم أهداف المؤسسة.

إخلاء المسؤولية

يتم وصف الوظيفة بشكل عام إلا أنه قد يتم تكليف الموظف بمهام أخرى حسب متطلبات المؤسسة وتقدير الجهة المعنية.