مساعد تنفيذي

نبذة عن الدور

تبحث شركة صوت التلاوة (Tilawah Sound) عن مساعد تنفيذي نشيط ومنظم لتقديم دعم إداري واستراتيجي متكامل للمدير التنفيذي، خصوصًا خلال مرحلة التأسيس الأولى. سيكون هذا الدور بمثابة الذراع المساندة للمدير التنفيذي في إنجاز الأعمال اليومية بكفاءة، مع متابعة المبادرات ذات الأولوية والتنسيق مع الشركاء الأساسيين والجهات الداعمة.

الدعم الإداري اليومي

• إدارة أجندة المدير التنفيذي بشكل كامل، بما يشمل ترتيب الاجتماعات والمواعيد وتنظيم السفر.
• التعامل مع جميع الرسائل والاتصالات الواردة والصادرة عبر البريد الإلكتروني والمكالمات بأسلوب مهني.
• تنظيم وحفظ الملفات والمستندات، وخاصة ما يتعلق بالوثائق القانونية والتأسيسية والاتفاقيات.
• الإشراف على تجهيزات المكتب الأساسية في المقر الجديد والتأكد من انسيابية العمل الإداري اليومي.

الدعم التنفيذي والاستراتيجي

• المساعدة في إعداد وتنسيق المواد التعريفية والعروض الموجهة للجهات المانحة، مع متابعة حالة طلبات الدعم.
• التنسيق مع الشركاء الاستراتيجيين والقيام بدور نقطة الاتصال بين مكتب المدير التنفيذي والجهات الأكاديمية والتقنية والإعلامية والدينية.
• إعداد جداول الأعمال والمواد الخاصة باجتماعات المدير التنفيذي ومجلس الإدارة، بما في ذلك الاجتماعات المرتقبة للفريق الاستشاري.
• حضور الاجتماعات المهمة لتوثيق المحاضر ومتابعة القرارات والمهام الناتجة عنها.
• المساعدة في التنسيق اللوجستي للفعاليات الأولى مثل الندوات والملتقيات المتخصصة.
• متابعة تقدم المبادرات ذات الأولوية في العام الأول، مثل إطلاق منصة المتطوعين، وبدء إنتاج المحتوى، وتطوير البوابة الإلكترونية.
• تنفيذ ومتابعة المهام الإدارية المرتبطة بالجهات الرسمية وشبه الرسمية، سواء من مقر العمل أو عبر الزيارات الميدانية داخل مدينة المقر.

المؤهلات والمهارات المطلوبة

• قدرة عالية على التنظيم وترتيب الأولويات والعمل في بيئة سريعة الإيقاع متعددة المهام، مع فهم لأولويات خطة العمل المرحلية خلال السنة الأولى.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية بالعربية، مع أفضلية لمن يمتلك مستوى جيدًا في الإنجليزية.
• لباقة واحترافية في التعامل مع الشخصيات القيادية والشركاء المتنوعين.
• التزام كامل بالسرية عند التعامل مع البيانات الحساسة المتعلقة بالاستراتيجيات والاتفاقيات والجهات المانحة.
• روح المبادرة والقدرة على العمل باستقلالية وتوقع الاحتياجات قبل ظهور المشكلات.
• إجادة استخدام Microsoft Office والقدرة على التعامل مع أدوات إدارة المشاريع والمنصات الرقمية.
• مرونة واستعداد للقيام بمهام متنوعة قد تتجاوز الوصف الأساسي للدور، وهو أمر متوقع في مرحلة التأسيس.

ملاحظات إضافية

الوظيفة بدوام كامل وحضوري في الدمام، المنطقة الشرقية، المملكة العربية السعودية.