مندوب علاقات حكومية (مواطن سعودي - جدة)

نبذة عن الدور

تتمثل مهمة منسق العلاقات الحكومية في متابعة وإنهاء جميع الإجراءات والمعاملات الرسمية الخاصة بالشركة وعملائها داخل المملكة العربية السعودية، مع التنسيق المستمر مع الجهات الحكومية والمنصات الإلكترونية المرتبطة بتأسيس الأعمال وتشغيلها. ويشمل ذلك التأكد من الالتزام بالأنظمة والتعليمات المعمول بها، ومراقبة حالة المعاملات وتحديثها بشكل منتظم.

المهام والمسؤوليات

• إنجاز ومتابعة إجراءات تأسيس الشركات، إضافة إلى إصدار التراخيص والسجلات والتصاريح المطلوبة وتجديدها.
• التعامل مع وزارة الاستثمار فيما يخص تراخيص المستثمرين غير السعوديين، وتحديث بياناتهم، ومتابعة طلباتهم عبر القنوات الرسمية.
• متابعة إجراءات وزارة التجارة والمركز السعودي للأعمال، بما يشمل حجز الاسم التجاري، إصدار السجل التجاري وتعديله وتجديده، وكذلك شطبه أو إلغاؤه عند الحاجة.
• العمل مع وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية ومنصة قوى بشأن ملفات المنشآت، نقل الخدمات، رخص العمل، نطاقات، العقود، ومتطلبات الامتثال.
• متابعة ملفات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، بما في ذلك التسجيل الضريبي، ضريبة القيمة المضافة، الزكاة، وتحديث بيانات المنشأة.
• إدارة معاملات المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية، وفتح ملفات المنشآت، وتحديث بيانات الموظفين، ومتابعة الاشتراكات.
• استخدام منصتي مقيم وأبشر أعمال في ما يتعلق بالإقامات، التأشيرات، الخروج والعودة، الخروج النهائي، ونقل الخدمات وفق الصلاحيات المتاحة.
• متابعة الرخص البلدية عبر منصة بلدي، والتنسيق مع الأمانات والبلديات والدفاع المدني بحسب متطلبات النشاط.
• متابعة اشتراكات الغرفة التجارية، والتصاديق، والخطابات الرسمية الخاصة بالشركة.
• إدارة تحديث العنوان الوطني وبيانات البريد السعودي عند الحاجة.
• التنسيق مع وزارة الخارجية والجهات ذات الصلة لإتمام التصاديق، والتفويضات، والمستندات الرسمية عند الطلب.
• مراجعة الجهات الرسمية عند الحاجة لإنهاء المعاملات أو معالجة الملاحظات أو استكمال النواقص.
• متابعة تواريخ انتهاء السجلات والتراخيص والاشتراكات والتنبيه المسبق قبل انتهاء صلاحيتها.
• تنظيم وحفظ المستندات الحكومية الخاصة بالشركة والعملاء، مثل السجلات التجارية، والرخص، والشهادات، والتفويضات، والعقود، وأرقام الطلبات.
• إعداد تقارير دورية توضح حالة المعاملات الحكومية، والطلبات المفتوحة والمغلقة، والمتطلبات غير المكتملة.
• التنسيق مع الإدارة والعملاء والموظفين لتجهيز المستندات اللازمة للمعاملات الحكومية.
• التأكد من صحة إدخال البيانات في المنصات الحكومية لتفادي الأخطاء التي قد تؤخر الإنجاز.
• متابعة المستجدات والتحديثات الخاصة بالأنظمة والمنصات الحكومية وإبلاغ الإدارة بما له أثر مهم.

المؤهلات المطلوبة

• خبرة عملية سابقة في العلاقات الحكومية أو التعقيب أو التعامل مع المنصات الحكومية.
• إلمام جيد بإجراءات تأسيس الشركات داخل المملكة العربية السعودية.
• خبرة عملية في استخدام المنصات الحكومية ذات الصلة، مثل وزارة الاستثمار ووزارة التجارة والمركز السعودي للأعمال وقوى ومقيم وأبشر أعمال والتأمينات الاجتماعية والزكاة والضريبة والجمارك وبلدي والغرفة التجارية.
• إجادة اللغة العربية قراءة وكتابة وتحدثاً.
• القدرة على إدارة أكثر من معاملة في الوقت نفسه.
• مهارات تواصل فعالة مع الجهات الحكومية والعملاء والإدارة.
• الالتزام بالسرية العالية والدقة عند التعامل مع المستندات والبيانات الحكومية.

المهارات المطلوبة

• الدقة العالية في المتابعة والتنظيم.
• السرعة في إنجاز المعاملات.
• فهم واضح للأنظمة والإجراءات الحكومية.
• القدرة على معالجة المشكلات والتعامل مع الملاحظات الرسمية.
• إتقان استخدام الحاسب الآلي والمنصات الإلكترونية.
• لباقة في التواصل مع الجهات الرسمية.
• إدارة الوقت وتحديد الأولويات بكفاءة.

مؤشرات الأداء

• إنجاز المعاملات الحكومية بسرعة ودون تأخير.
• تقليل الأخطاء في الطلبات والمرفقات.
• تحديث وضع المعاملات بشكل مستمر.
• المحافظة على سريان السجلات والتراخيص والاشتراكات.
• تقديم تقارير واضحة ومنظمة للإدارة.
• تحقيق مستوى رضا مرتفع لدى العملاء والإدارة عن جودة المتابعة والإنجاز.