Assistenz der Fachbereichsleitung (m/w/d) im Bereich Stadtentwicklung und Stadtplanung

Überblick

Der Fachbereich Stadtentwicklung und Stadtplanung übernimmt eine zentrale Rolle in der städtebaulichen Entwicklung der gesamten Stadt Aachen. Das Tätigkeitsfeld umfasst informelle räumliche Planungen, verschiedene Ebenen der Bauleitplanung sowie Projekte in den Bereichen Stadterneuerung, Stadtgestaltung, Denkmalpflege und Archäologie. Ein interdisziplinäres Team bestehend aus mehr als 60 Fachkräften aus Stadtplanung, Geografie, Architektur, Baugeschichte, Archäologie, Verwaltung sowie Finanzen arbeitet täglich daran, lebenswerte Rahmenbedingungen in Aachen zu schaffen.

Die ausgeschriebene Position ist eine befristete Vollzeitstelle zur Vertretung während der Mutterschutz- und einer anstehenden Elternzeit. Sie ist mit der Entgeltgruppe 6 TVöD bewertet.

Ihre Aufgaben

• Umfassende Vorzimmer- und Sekretariatsanliegen
• Planung, Organisation und Betreuung von Meetings und Veranstaltungen
• Erledigung allgemeiner Verwaltungsaufgaben wie Telefonservice, Terminverwaltung, Dokumentenverwaltung sowie Kontrolle von Anträgen und Beschlüssen
• Bearbeitung von Beschwerden und Beantwortung von Anfragen
• Arbeiten mit dem Zeitmanagementsystem und dem Ratsinformationssystem ALLRIS
• Erstellung von Schriftstücken nach Vorlage und Diktat sowie Anfertigung von Formularen und Serienbriefen mittels ProPlanung-Software

Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Verwaltungslehrgang I oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
• Alternativ: mindestens dreijährige anerkannte kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung von mindestens zwei Jahren, vorzugsweise im Büromanagement oder Bürokommunikation
• Freundliches und sicheres Auftreten im Umgang mit Bürger*innen und Kolleg*innen sowie hohe Loyalität und Verschwiegenheit
• Organisationstalent, Flexibilität und sorgfältige sowie verantwortungsbewusste Arbeitsweise mit Teamorientierung
• Sehr gute deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift

Wünschenswert: Bereitschaft zur Einarbeitung in die Systeme ALLRIS und ProPlanung.

Wir bieten

• Anstellung bei einem der größten Arbeitgeber der Region mit rund 6.600 Beschäftigten
• Verantwortungsvolle Aufgaben mit Gestaltungsspielraum
• Respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Entwicklung
• Gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Flexible Arbeitszeitmodelle einschließlich mobiler Arbeit
• Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr
• Zusätzliche Altersvorsorge
• Umfassendes Gesundheits- und Arbeitsschutzmanagement
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche

Die Stelle kann grundsätzlich auch in Teilzeit besetzt werden. Flexible Arbeitszeiten und -formen orientieren sich an dienstlichen Anforderungen und individuellen Lebenssituationen. Die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation maximal in EG 6 TVöD.

Bewerbungsprozess

Die Auswahl erfolgt über eine Vorauswahl und ein anschließendes Auswahlverfahren. Bewerbungen mit aussagekräftigen Unterlagen, einschließlich Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen und Nachweisen, werden erwartet.