Operations Manager - Prozesse, Automatisierung & KI (m/w/x) - Köln

42.000–48.000 € / Jahr · Vollzeit · Köln-Ehrenfeld (Home-Office-Anteil möglich)

Du baust die Maschine, nicht die Folien.

KI-Agenten, Automationen und Prozesse, die eine 16-Personen-Agentur skalieren – direkt mit dem Gründer, mit echtem Mandat. Was du baust, läuft nächste Woche produktiv: bei Marken wie Ritter Sport, SEVERIN oder Fisherman's Friend im Rücken.

Wir sind REVOIC, eine Amazon-Agentur aus Köln-Ehrenfeld. Wir wachsen, und mit uns die Komplexität: mehr Retainer, mehr Projekte, mehr Schnittstellen. Wir wollen nicht mehr Koordination – wir wollen bessere Systeme. Dafür suchen wir dich.

Worum es in dieser Rolle wirklich geht

Diese Rolle ist keine klassische Assistenz- oder Administrationsstelle. Du bist nicht dafür da, dem Team Arbeit abzunehmen, indem du Aufgaben hinterherträgst oder Stimmungen verwaltest.

Deine Aufgabe ist es, unsere operativen Abläufe kritisch zu durchdringen, Blocker sichtbar zu machen und Prozesse so zu verbessern, dass unser Team schneller, sauberer und verlässlicher arbeiten kann.

Du schaust nüchtern auf Strukturen, Routinen und Übergaben und stellst Fragen wie:

• Warum machen wir das aktuell so?
• Wo entstehen doppelte Arbeit, Reibung oder Wartezeiten?
• Welche Informationen fehlen regelmäßig?
• Welche Aufgaben lassen sich standardisieren, automatisieren oder klarer verteilen?
• Was muss sich ändern, damit gute Arbeit nicht von Einzelpersonen abhängt?

Wir suchen jemanden, der gründlich denkt, sauber analysiert und pragmatisch umsetzt. Jemanden, der nicht nur Probleme erkennt, sondern Lösungen baut – zunehmend auch mit KI-Agenten, Automationen und digitalen Workflows.

Deine Aufgaben

• Du analysierst bestehende Abläufe in unseren Retainern, Projekten und internen Prozessen und identifizierst Ineffizienzen, Redundanzen, unklare Verantwortlichkeiten und wiederkehrende Blocker.
• Du entwickelst konkrete Verbesserungen für unsere Arbeitsweise – zum Beispiel klarere Briefings, bessere Übergaben, schlankere Abstimmungsprozesse, verbindlichere Statuslogiken oder sinnvollere QA-Schritte.
• Du hältst unser zentrales Projekt- und Retainer-Board aktuell und sorgst dafür, dass Status, nächste Schritte, Verantwortlichkeiten und Deadlines transparent und belastbar sind.
• Du strukturierst Anfragen so, dass sie umsetzungsreif werden: fehlende Informationen klären, Anforderungen präzisieren, Entscheidungen einfordern und nächste Schritte definieren.
• Du erkennst frühzeitig, wenn Themen festhängen, Scope Creep entsteht oder Verantwortlichkeiten unklar sind – und machst diese Punkte sachlich sichtbar.
• Du bereitest interne Abstimmungen so vor, dass sie zu Entscheidungen führen und nicht nur zu weiteren Gesprächen.
• Du nutzt KI-Tools aktiv, um wiederkehrende Arbeit effizienter zu machen – zum Beispiel für Meeting-Notes, Zusammenfassungen, Status-Updates, QA-Checklisten, Dokumentation oder Textbausteine.
• Du konzipierst und baust KI-gestützte Workflows, Agenten und Automationen, die interne Prozesse digitalisieren und messbar verbessern – zum Beispiel in Reporting, Dokumentation, Übergaben, Status-Updates, Qualitätschecks oder Wissensmanagement.
• Du arbeitest mit Tools wie Make.com, Zapier, n8n, Langdock, ChatGPT/Custom GPTs oder vergleichbaren Lösungen – oder bringst die Fähigkeit mit, dich schnell und strukturiert in solche Systeme einzuarbeiten.
• Du übersetzt wiederkehrende operative Probleme in klare Workflow-Logiken: Trigger, Inputs, Outputs, Verantwortlichkeiten, Prüfschritte und Eskalationen.
• Du dokumentierst funktionierende Standards so, dass sie für das Team nutzbar, verständlich und wiederholbar sind.

Was diese Rolle nicht ist: Assistenz, Protokollführung, Stimmungsverwaltung.

Was du mitbringen solltest

• Zeig uns etwas, das du gebaut hast – eine Automation, ein Custom GPT, ein Skript, ein Workflow. Egal wie klein, Hauptsache echt. Das zählt bei uns mehr als jede Abschlussnote.
• Systemisches Denken: Dich interessiert nicht nur dass etwas erledigt wird, sondern warum so – und ob es besser geht
• Strukturierte, verbindliche Arbeitsweise; du benennst Ineffizienzen sachlich und bringst Dinge zu Ende
• Deutsch verhandlungssicher, Englisch gut

Nice to have

• Erfahrung mit Tools wie Notion, Asana, Jira, ClickUp oder vergleichbaren Projektmanagement-Systemen.
• Erfahrung mit Low-Code-/No-Code-Automation, z. B. Make.com, Zapier, n8n, Airtable, Google Apps Script oder einfachen Skripten.
• Erfahrung im Aufbau von KI-Agenten, Custom GPTs, internen Assistenten oder automatisierten Wissens- und QA-Prozessen.
• Erfahrung in einer Agentur, Beratung, einem E-Commerce-Unternehmen oder einem schnell wachsenden Team.
• Grundverständnis für Amazon, Marktplätze oder digitale Geschäftsmodelle.

Was du bei uns findest

• Eine Rolle mit echtem Einfluss darauf, wie diese Agentur skaliert – und Einstieg 42–48 T€ mit klarem Entwicklungspfad (Review alle 6 Monate, Gehaltsschritte an Meilensteinen)
• Weiterbildung in Operations, Agentursteuerung und pragmatischem KI-Einsatz
• Ein erfahrenes Team, ein schönes Büro in Ehrenfeld, flexible Zeiten + Home-Office-Anteil
• Deutschlandticket oder Urban Sports Club, Getränke-Flatrate – und reichlich Ritter Sport (Berufsrisiko)

Rahmenbedingungen

• Arbeitszeit: 35-40 Stunden pro Woche
• Einstieg: ab sofort
• Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung
• Einsatzort: Köln-Ehrenfeld, kein Remote-only

So bewirbst du dich

⚠️ Wichtig: Ohne Video können wir deine Bewerbung nicht berücksichtigen.

Kein Anschreiben – stattdessen 2 Minuten Video, Handy reicht völlig. Nur zwei Fragen:

1. Wo hast du schon mal Struktur in Chaos gebracht oder etwas automatisiert – und was kam dabei raus?
2. Warum diese Rolle, warum wir?

Dazu: Lebenslauf, Gehaltsvorstellung – und gern der Link oder Screenshot zu dem, was du gebaut hast.

Du hörst innerhalb von 48 Stunden von uns – versprochen.

REVOIC – Amazon. Aber richtig.

Hinweis zur Sprache

Wir möchten alle Menschen ansprechen. Für eine bessere Lesbarkeit nutzen wir an manchen Stellen vereinfachte Formulierungen. Gemeint sind selbstverständlich alle Geschlechter.

Find more