مساعد إداري

الهدف من الوظيفة

يقوم هذا الدور بدعم الأعمال الإدارية اليومية داخل جهاز أبوظبي للمحاسبة، مع تنفيذ إجراءات المكتب وفق السياسات والضوابط المعتمدة لدى الجهة.

المهام والمسؤوليات

تشمل المسؤولية المساهمة في إدارة الأنشطة الإدارية العامة، بما يضمن سير العمل بسلاسة والالتزام بالإجراءات التنظيمية والميزانية المعتمدة.

الاستراتيجية والتخطيط

• المساهمة في إعداد وتحديث الأدلة والسياسات والإجراءات التشغيلية الخاصة بالقسم، بما في ذلك تفويض الصلاحيات، وأدلة المستخدم، والنماذج القياسية، مع الالتزام بالإطار العام لسياسات الهيئة.
• دعم إعداد ومراجعة الخطط الاستراتيجية والتشغيلية، والميزانيات، وخطط المشتريات الخاصة بالقسم، بما يتوافق مع استراتيجية الإدارة والقطاع ورؤية ورسالة الجهاز.
• المتابعة لضمان تحقيق مؤشرات الأداء الفردية بما يعزز الكفاءة والفاعلية.

العمليات

• المساعدة في تنفيذ أعمال الإدارة العامة مثل ترتيبات السفر، والضيافة، والنقل، والبريد، وحفظ الملفات، والاجتماعات، والفعاليات، وفق الميزانية والسياسات المعتمدة.
• استلام وتوزيع البريد الوارد من مكاتب البريد وشركات الشحن.
• متابعة طلبات السفر المقدمة من الموظفين والجهات المعنية للتأكد من توافقها مع ضوابط السفر، والتنسيق مع وكالات السفر لإتمام الحجوزات اللازمة.
• دعم تنظيم غرف الاجتماعات أو المساحات المطلوبة، مع تحديث سجل الحجوزات والمحافظة عليه بشكل مستمر.
• تنفيذ الأعمال المكتبية اليومية مثل الأرشفة، والنسخ، والفاكس، وإدخال البيانات واسترجاعها، وترتيب الاجتماعات عند الحاجة.
• التنسيق مع فريق التنظيف للمحافظة على منطقة الاستقبال الخاصة بمكتب الرئيس في حالة نظيفة ومرتبة دائماً.
• المساهمة في إعداد التقارير والبيانات ذات الصلة عند الطلب.

الشؤون المؤسسية

• الالتزام بسياسات وإجراءات وضوابط الجهة في مجالات الموارد البشرية وتقنية المعلومات والمشتريات والمالية والصحة والسلامة وغيرها.
• صياغة المراسلات الخاصة بالقسم مثل البريد الإلكتروني والمذكرات والرسائل بأسلوب مهني ودقيق ومتكامل.
• الاحتفاظ بالسجلات والوثائق الورقية والإلكترونية الخاصة بالقسم، وحمايتها وأرشفتها وفق الإجراءات المعتمدة.
• الرد على الاستفسارات المتعلقة بالقسم وتقديم الدعم للفرق التنظيمية والموظفين عند الحاجة.
• استخدام الأدوات والتقنيات المعتمدة داخل الهيئة بما يساهم في رفع كفاءة العمل.
• الالتزام بقيم الهيئة ومدونة السلوك والأخلاقيات في جميع الأوقات، والمساهمة في ترسيخ ثقافة قائمة على القيم.
• المشاركة في اقتراح فرص التحسين المستمر للأنظمة والعمليات والممارسات بما يدعم استدامتها، ويرفع الإنتاجية، ويخفض التكاليف.
• التعاون في تطبيق متطلبات وتشريعات الصحة والسلامة أثناء أداء المهام.

المؤهلات والمتطلبات

• يشترط الحصول على دبلوم في تخصص ذي صلة.
• لا تُطلب خبرة سابقة؛ الحد الأدنى للخبرة هو 0 سنوات.
• إجادة اللغة العربية واللغة الإنجليزية.

معلومات إضافية

الجهة توضح أن هذا الدور يركز على الدعم الإداري العام داخل بيئة عمل حكومية، مع التزام كامل بالسياسات الداخلية والسرية وحفظ السجلات والتقيد بمعايير الصحة والسلامة.